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中小企业行政人员的绩效管理
http://dengweihong.cn2020-05-22

目前,国内一些管理规范的中小企业已经开始考虑对行政工作人员进行绩效管理。但是行政岗位毕竟不是可以完全量化的岗位,如何合理地设定考核指标,通过考核起到激励的作用,确是一个需要花精力认真考虑的问题。

一、中小企业行政岗位的工作特性

行政岗位,一般是指为企业生产制造、销售、研发等中心工作提供服务的岗位。站在中小企业管理者的角度,行政岗位不能直接产生经济效益,行政岗位设置多少、如何设置基本都是企业管理者拍脑袋定的事情,所以在很多中小企业,行政岗位就成了一种可有可无的岗位。但是,在外企和国内很多大中型企业,很多行政岗位其实具有较强的专业性,行政岗位的工作能不能做好、做到位,在一定程度上能影响企业中心工作的完成情况。因此,一些管理比较规范的中小企业,开始考虑如何对行政岗位工作人员进行绩效考核,提高他们的工作积极性和工作效率,从而提高整个企业的工作效率。

二、如何设定中小企业行政岗位绩效考核指标

1.绩效考核的定义及绩效考核指标的特征

绩效考核,就是按照一定的标准,采用科学的方法,对企业员工的品德、工作绩效、能力和态度进行综合的检查和评定,以确定其工作业绩和潜力的管理方法。人力资源管理的核心是绩效管理,绩效管理中最重要的环节是绩效评价,而绩效评价是通过考核绩效指标来体现的。绩效考核指标就是将品德、工作绩效、能力和态度用科学方式结合组织特性划分项目与标准,用以绩效评价与业绩改善。

绩效考核指标的特征:第一,应遵循同质性原则、关键特征原则、独立性原则;第二,考核指标是具体的且可以衡量和测度的;第三,考核指标是考核者与被考核者共同商量、沟通的结果;第四,考核指标是基本工作而非工作者;第五,考核指标不是一成不变的,它根据企业内外的情况而变动,经常是“缺什么,考什么”、“要什么,考什么”;第六,考核指标是大家所熟知的,必须要让绝大多数人理解。

2.行政岗位绩效考核指标设定的一般原则

(1)绩效考核需覆盖行政岗位所有员工。既然是对行政岗位员工进行绩效考核,那么考核应该覆盖行政岗位的所有员工,不能出现“关系户”不考核“非关系户”进行考核的情况,也不能出现对行政一般岗位员工考核而对行政管理岗位员工不考核的情况,更不能出现对个别部门的行政岗位人员考核而对其它部门的行政岗位人员不考核的情况。因为要推行绩效考核,肯定是对同一类型的所有员工进行,如果这个前提都不能保证,绩效考核肯定无法推行下去。

(2)定性指标和定量指标合理配置,有机结合。行政岗位不同于生产、销售等岗位,量化指标多,看得见摸得着,行政岗位事务性工作多,但是行政岗位指标设置也不能全部是定性指标,不利于考核和评价,因此对不同的行政岗位在考核指标设置的时候应该定性指标和定量指标合理配置,有机结合,能量化的部分一定要设置定量指标,不能量化的部分设置一些定性指标,通过两者的有机结合达到比较客观、全面的评价行政岗位人员的工作的目的(3)考核指标设定应有利于公司的发展和员工个人的成长。行政岗位的工作内容比较固定和程式化,工作琐碎,没有什么大的业绩,但是行政岗位也是公司发展不可或缺的一部分,行政岗位的员工也有成长的需求。因此考核指标的设定在考核具体工作的同时,要考虑设置些有利于公司发展和个人成长的指标,引导行政岗位员工关心和重视公司的发展,也积极提升自身的业务能力和工作素养。

3.行政岗位绩效考核指标设定应注意的方面

(1)全部是定性指标或者全部是定量指标。没有定量指标,全部是定性指标,会造成主观印象占上风,不能客观地评价行政岗位员工的工作,也不利于发现员工存在的不足,而没有定性指标,全部是定量指标,会导致行政岗位员工在做完岗位所要求的工作之后,不会主动去思考和学习,不利于提高工作效率和工作积极性。

(2)考核指标应抓住重点和主要方面,不宜过多过细。行政岗位工作琐碎,杂事较多,如果把每个做过的细小事情全部列入考核指标,那必定会造成指标过多,不利于后期统计和分析,因此在设定考核指标的时候应抓住重点和主要方面,提炼出关键指标。

(3)考核指标雷同。行政岗位事务性工作较多,不同部门之间会有些相同性质的工作,但是在考核指标设定的时候还是需要进行区分,不能使考核指标出现太多雷同,应该把岗位说明书同部门岗位职责结合起来,尽可能地作出区分,做到不是为了考核而考核,而是真正起到激励的作用。

三、行政岗位绩效管理要达到目的的注意事项

1.明确公司对行政人员进行绩效管理的目的

一定要让被考核的行政岗位工作人员明确公司对他们进行考核的目的,是为了他们的成长和公司的发展。企业是由员工组成的,企业的成功是建立在员工成功的基础之上的,企业的发展与员工的个人发展密不可分。在成长的问题上,企业和员工并不是对立的两个方面,如果能够从员工成长的角度来看待绩效管理,可以激发出员工发展自己能力的愿望,同时积极地投入到工作中去。

2.进行绩效管理之前做好必要的沟通和准备工作

绩效管理是所有企业想做但是很难做好的工作,因此,进行绩效管理之前一定要做好相应的准备工作,其中绩效管理方案的设计、与公司高层、中层及被考核员工的沟通等尤其重要。首先要确保方案设计的合理性,同时积极听取大家的意见和建议,让公司各级人员对绩效管理有正确的认识,并让他们做好思想准备,千万不能突然袭击,造成负面的影响。

3.绩效管理初期进行必要的辅导,并考虑设置一段试行期

绩效管理方案基本成熟,公司高层、中层和被考核人员基本接受之后,考虑实施。但要注意在实施初期进行必要的辅导,可能的情况下可以设置一段试行期,毕竟很多员工在方案没有施行之前可能会存在侥幸心理,认为公司可能只是做给大家看看,不一定会真正实行。因此,在真正开始实行后,要对考核人员和被考核人员进行必要的考核辅导,使他们理解方案的初衷,一起往公司方案设计时设定的目标前进。

4.正式进行绩效管理之后就必须不折不扣按照方案执行,同时做好沟通和反馈工作

正式进行绩效管理之后,就必须按照绩效管理方案不折不扣的进行,不能因为个别人员的反对或者个别指标的不合理等情况而终止,这会影响绩效管理工作的严肃性,也会让HR在下一次推行其他政策时受到影响。因此,必须要求在方案内的所有员工按照方案实施,同时设置沟通和反馈通道,允许实施过程中员工提出意见和建议,在下一次修改时进行完善。另外,必须要求考核人员和被考核人员在每一个考核周期结束后进行沟通,互相帮助,互相成长。

5.绩效管理方案中应设置管理周期,正式进行了一个周期之后需进行回顾和总结,对不完善的方面进行改善和提高,循序渐进,以使对行政人员的绩效管理真正达到目的

绩效管理正式进行了一个周期后,应该组织回顾和总结,对方案中存在的不合理的方面以及员工提出的合理的意见和建议进行修改和完善。同时,在绩效管理方案中需设置管理周期,便于一个周期结束后,根据公司发展的情况和社会发展的情况对方案进行完善和修改,循序渐进,真正调动出行政管理人员的工作主动性和积极性,真正起到绩效管理的作用。

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